Chargé de Mission - Appui aux Instances et à la Vie Municipale - Commune de Saint Ay H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité directe du Maire, l'agent assure un appui administratif à la préparation et à l'organisation logistique des instances municipales, la gestion de son agenda, la préparation des dossiers de rendez-vous, ainsi que le traitement du courrier, des courriels et des demandes des administrés.
Il assiste à certaines réunions intercommunales (Communauté de Communes, Pays...) à des fins de compte rendu administratif, et transmet les informations utiles au Maire et aux élus.
Il centralise, suit et classe les dossiers juridiques et contentieux de la commune, en lien avec l'exécutif, les directions concernées et les conseils externes.

CONSEILS MUNICIPAUX
Sur la base des éléments transmis par les services et validés par le Maire :
- Appui à la préparation des conseils municipaux
- Rédaction de l'ordre du jour
- Mise en forme des projets de délibérations et des notes de présentation
- Présence lors des séances pour prise de notes et rédaction du compte rendu
- Transmission des délibérations et suivi administratif des procédures (publicité, contrôle de légalité, archivage)

CONSEILS D'ADMINISTRATION
- Présence lors des conseils d'administration pour prise de notes
- Rédaction, diffusion et classement des comptes rendus

APPUI AU MAIRE - AGENDAS ET REUNIONS
- Gestion et actualisation de son agenda
- Appui logistique et administratif lors des permanences et réunions
- Préparation matérielle et administrative des réunions et rendez-vous de l'exécutif municipal

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE ET RELATION AUX USAGERS
- Réception, enregistrement et suivi du courrier et des courriels adressés à l'exécutif
- Rédaction de réponses types ou transmission aux services compétents
- Appui administratif à certaines commissions (convocations, relevés, archivage)

APPUI AUX RELATIONS INTERCOMMUNALES
- Participation à certaines réunions intercommunales à des fins de compte rendu administratif
- Transmission des comptes rendus au Maire et aux élus concernés
- Suivi et archivage des échanges administratifs avec les partenaires institutionnels

SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS JURIDIQUES
- Centralisation, suivi et classement des dossiers juridiques et contentieux de la commune, en lien avec le Maire, les Adjoints, les directions concernées et les conseils externes.

Toute mission exigée par l'intérêt du service public

SAVOIR - CONNAISSANCES THEORIQUES
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des instances décisionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et des techniques de secrétariat.
- Connaissance des procédures administratives, juridiques et de suivi des actes.
- Parfaite maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral.
- Capacité à traiter, organiser et transmettre des informations de manière fiable et structurée.

SAVOIR - COMPORTEMENTS, ATTITUDES, QUALITES HUMAINES
- Discrétion, loyauté et respect de la confidentialité.
- Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.
- Capacité d'adaptation, autonomie et réactivité face aux priorités.
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service public.
- Esprit de synthèse et clarté dans la communication écrite et orale.

CONDITIONS D'ACCÈS
* Diplôme (s) : Bac +2 à maîtrise
* Catégorie hiérarchiques (A, B ou C) : B
* Grade cible : Rédacteur

CONDITIONS DE TRAVAIL
Durée hebdomadaire du travail : 37h30
Lieu de travail : Mairie de Saint-Ay