Gestionnaire Logistique et Responsable Hébergement Restauration H/F - Office Français de la Biodiversité (OFB)

Sous l'autorité du responsable du centre de formation du Bouchet, les activités principales sont réparties en 4 grands domaines d'intervention : Pilotage administratif des plannings, suivi des marchés relatifs à l'hébergement et à la restauration, réalisation d'opérations administratives et comptables, correspondant qualité .Le Gestionnaire logistique assure également le relai du responsable de centre en cas d'absence.

Pilotage administratif des plannings :

- Pilote le planning d'occupation du centre
- Réalise les plannings du service (hébergement, restauration)
- Assure l'accueil et l'orientation physique des stagiaires, visiteurs, prestataires, ainsi que l'accueil téléphonique, le renseignement l'activité du centre et de l'OFB en général, en l'absence de l'agent d'accueil,
- Réalise les ouvertures et clôtures des stages pour communiquer des informations aux stagiaires/formateurs sur le périmètre « logistique » (pour les formations dont le chargé de formation est situé au paraclet ou Pérols)
- Etablit les statistiques relatifs à la gestion logistique (production d'indicateurs de suivi pour analyse de l'activité)
- Contribue à la mise en place d'une meilleure signalétique sur le site
- Participe aux réunions inter-unité pour l'amélioration des conditions d'accueil du public

Participe à la mise en oeuvre des marchés relatifs à la restauration et à l'hébergement :

- Transmet les plannings d'activités aux prestataires externe (Api, Elis, Samsic)
- Anime les réunions avec les correspondants des marchés
- Participe à la rédaction des cahiers des charges pour les marchés en cours de renouvellement (Elis, Onet, Api)
- Participe à la rédaction et au suivi des contrats relatifs à la gestion de la cuisine (Mollière, Ador, Eurofins)
- Participe à la rédaction des avenants si nécessaire
- Contribue à l'organisation du service et au suivi des processus :
-Gère les activités (hébergement, restauration)
-Valide les menus, organise l'animation de la cuisine (repas à thème, éducation à l'alimentation, bio-nutrition...)
-Assure le suivi administratif et financier des prestataires tels que : mollière, eurofins avec le chef d'équipe cuisine
-Veille au respect des règles d'hygiène et de sécurité alimentaire et pilote les contrôles sanitaires
- Supervise l'entretien des locaux administratifs, d'hébergement, de restauration et de formation en lien avec le prestataire,
- Fait remonter à la responsable de centre les difficultés rencontrées concernant la gestion de l'activité

Réalisation d'opérations administratives et comptables :

- Gère et suit le budget du centre sur la partie hébergement-restauration et formation : établit les bons de commandes, effectue les services faits et procède au paiement des factures.
- Assure le relai du responsable de centre en cas d'absence sur la gestion budgétaire

Descriptif complet des activités à retrouver sur notre site/rubrique emploi.

- Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac minimum.
- Une expérience de 5 à 10 ans en gestion administrative est souhaitée.

Connaissances :

- Connaissance des outils bureautiques (Excel et Word au minimum) ;
- Connaissance des outils de messagerie ;
- Connaissance des règles de l'achat public.

Savoir-faire opérationnel :

- Savoir être à l'écoute des interlocuteurs ;
- Savoir assurer un accueil de qualité ;
- Savoir travailler en équipe et pratiquer l'entraide.

Savoir-être professionnel :

- Bonnes capacités relationnelles ;
- Rigueur, adaptabilité, disponibilité ;
- Sens de l'organisation